So macht Finoo die Belegverarbeitung revisionssicher
Belege, die über Finoo laufen, sollen im Zweifelsfall auch Jahre später nachvollziehbar sein: Wer hat was wann hochgeladen, verändert oder entfernt? Diese Seite erklärt, welche Mechanismen dafür im Hintergrund arbeiten – und wo die Grenzen liegen.
Lückenloser Audit-Trail
Jedes Ereignis rund um einen Beleg – Upload, Ansicht der Metadaten, Änderung, automatische Texterkennung, Ausblendung, Wiederherstellung und Export – wird mit Zeitstempel, handelnder Person und Rolle protokolliert. Die Protokolleinträge lassen sich weder ändern noch löschen; die Datenbank blockiert entsprechende Versuche.
Prüfsumme für jede Datei
Beim Hochladen berechnet Finoo einen SHA-256-Hash der Originaldatei und speichert ihn zusammen mit dem Beleg. Damit lässt sich jederzeit belegen, dass eine Datei nach dem Upload nicht verändert wurde.
Löschen ist Ausblenden – mit Begründung
Kunden und Treuhänder können hochgeladene Belege nicht endgültig löschen. Wer einen Beleg entfernen möchte, gibt eine Begründung an; der Beleg verschwindet aus den Listen, bleibt aber inklusive Datei, Begründung und verantwortlicher Person erhalten und ist für uns als Plattformbetreiber wiederherstellbar.
Trennung von Original und Auswertung
Automatisch ausgelesene Angaben (z. B. erkannter Lieferant) und interne Kommentare werden getrennt vom Originaldokument gespeichert. Das Original bleibt unangetastet – Auswertungen sind jederzeit als solche erkennbar.
Strikte Mandantentrennung
Jeder Datensatz ist einem Treuhandbüro zugeordnet und über Zugriffsregeln direkt in der Datenbank abgesichert. Endkunden sehen ausschliesslich ihre eigenen Unterlagen, Treuhänder nur die ihres Büros. Für Administratoren steht zusätzlich eine Zwei-Faktor-Anmeldung zur Verfügung.
Vollständiger Datenexport
Bei Kündigung oder Kontolöschung lassen sich sämtliche Daten eines Treuhandbüros als ZIP-Archiv exportieren – strukturierte CSV-Tabellen plus alle Originaldateien. Jeder Export wird im Audit-Trail festgehalten.
Was genau protokolliert wird
Upload
Datei, Dateiname, Grösse, Prüfsumme, hochladende Person
Automatische Texterkennung
erkannte Angaben, verwendetes Modell, Zeitpunkt
Metadaten geändert
alter und neuer Wert, ändernde Person
Ausgeblendet
Begründung, Person, Zeitpunkt
Wiederhergestellt
Person, Zeitpunkt
Heruntergeladen / exportiert
Person, Rolle, Zeitpunkt
Das Protokoll läuft vollständig im Hintergrund und ist ausschliesslich für uns als Plattformbetreiberin einsehbar. Für Treuhänder und Endkunden bleibt die Oberfläche unverändert schlank.
Wichtig: Originalbelege immer selbst aufbewahren
Der Upload eines Belegs auf Finoo ersetzt die Aufbewahrung der Originalbelege nicht. Kunden und Endkunden bleiben verpflichtet, sämtliche Originalbelege, Geschäftsbücher und Buchungsbelege gemäss Art. 957a ff. OR während zehn Jahren selbst aufzubewahren. Finoo ist ein Arbeits- und Austauschwerkzeug und kein gesetzliches Archiv im Sinne der GeBüV.
Details dazu in Ziffer 10 der AGB.
Häufige Fragen
Kann ein Kunde einen versehentlich hochgeladenen Beleg löschen?
Er kann ihn mit Begründung ausblenden. Der Beleg verschwindet dann aus allen Listen, bleibt aber gespeichert und kann auf Anfrage wiederhergestellt werden.
Sieht der Treuhänder das Protokoll?
Nein. Der Audit-Trail läuft im Hintergrund und ist der Plattformbetreiberin vorbehalten. Auf Anfrage stellen wir Auszüge für einzelne Mandate bereit.
Was passiert bei einer Kündigung?
Vor der Löschung des Kontos kann das Treuhandbüro sämtliche Daten und Dateien als ZIP-Archiv exportieren. Der Export wird protokolliert.
Wo liegen die Daten?
Die Daten werden bei unserem Hosting-Partner in der EU verarbeitet. Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzerklärung und der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.